Interesantísimo artículo de Margarita Cogolludo:

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Mantener un nivel alto de motivación y rendimiento es una de las tareas básicas del Director Comercial. Las reuniones de ventas son una buena oportunidad para unir y crear conexiones entre el equipo, así como para desarrollar habilidades.

Pero, ¿en cuántas reuniones has estado en la que sabías desde el principio que serían aburridas y sin sentido? Es posible incrementar la efectividad de las reuniones si utilizas la esencia de las stand‐up comedy: “Empieza fuerte, termina fuerte” Los primeros y los últimos cinco minutos son la clave para generar interés y obtener una mayor interacción entre los participantes. Para ello te pueden ser útiles las siguientes pautas:

Escoge un tema. Selecciona una tema para tu reunión. No sólo será el hilo conductor, sino que además establecerá el tono del mismo y marcará las expectativas de los asistentes. El tema debe aplicarse desde el minuto uno de la reunión, hasta el final de la misma, tanto en presentación, formatos, contenidos, entretenimiento, etc. Decide qué mensaje quieres transmitir y cuáles son los objetivos a alcanzar con la reunión. Comunica el tema con anticipación para despertar el interés de sus participantes.

Utiliza tu energía desde el principio. Si quieres que tu equipo esté interesado y con energía, tú necesitas personificar esas cualidades desde que entras a la sala de juntas. Tu equipo te observa buscando pistas sobre el tono de la reunión. Los seres humanos en 10 segundos nos formamos una primera impresión. Lidera con tu lenguaje corporal y tu tono de voz. Si estás positivo y enérgico, tu equipo reflejará la misma actitud y humor y la reunión será más dinámica y productiva. Mantente enfocado. No dejes que ningún despliegue de negatividad te afecte.

Conéctate con tu equipo. Saluda a cada uno con una sonrisa. Utiliza el contacto ocular para conectar con cada uno de los participantes a la reunión. Convierte en una prioridad construir y mantener el entendimiento, de manera que pueda darse la colaboración. Leer la agenda de la reunión no es una buena forma de empezar, se convierte en un monólogo interminable.

Interactuar cara a cara para explicar por qué están reunidos y cuál es el objetivo.

Capta el interés. Los asistentes a una reunión de ventas suelen ser personas muy dinámicas y activas, acostumbradas a tomar la iniciativa y a correr riesgos. El perfil de los asistentes será el que marque el tono de tu evento. La clave: sumérgeles en el tema de la reunión desde el primer momento. Para ello, conviérteles en participantes, más que en meros oyentes. Rompe el hielo y fomenta la interacción y la participación desde el inicio.

Recuérdales la misión. Piensa: ¿Cómo esta reunión se adecúa a tu visión?, ¿Cómo ayudará a la empresa?, ¿Cómo beneficiará al equipo?, ¿Cómo impulsará esta discusión el trabajo?.

Obtendrás mayor interés de los asistentes, si consigues que todos entiendan por qué se reúnen, cuál es la misión: Recuerda que todos están trabajando hacia un propósito mayor.

Concreta los pasos a seguir. Antes de que abandonen la sala, asegúrate que conocen los pasos a seguir. En lugar de delegar o decir quién está a cargo de qué, pídeles a todos que digan algunas palabras sobre aquello de lo que son responsables. Esto te da una oportunidad de escuchar y observar. Presta atención a lo que dicen y a cómo lo dicen. ¿Realmente entienden la idea? ¿Su lenguaje corporal es congruente con lo que dicen? Ésta es tu oportunidad de hacer un control de daños preventivo y te pierdes de ello si sólo haces listas de pendientes al final de cada reunión.

Reconoce los éxitos. El reconocimiento es una parte importante para crear una cultura positiva. La reunión debe servir también para reconocer los resultados obtenidos por el equipo de ventas. Es fácil sumergirse en las fechas límite y pensar que habrá choque de palmas y abrazos grupales una vez que se cumplan, pero esto raramente ocurre. El reconocimiento y la recompensa debe estar en tu lista de pendientes de cada reunión, aprovecha para felicitar la labor de todos, especialmente a los que hayan obtenido los mejores resultados. Convierte la convención en un evento de motivación y de celebración. Es importante que la reunión deje una nota positiva.

Comparte los logros. Has conseguido una elevada participación y asistentes entusiastas que han seguido la reunión con interés. Una reunión valiosa en la que se han compartido informaciones para la mejor obtención de resultados futuros. Ahora debes preparar un dossier con las presentaciones y las conclusiones obtenidas, fruto de la participación de todos. Pide a los participantes que respondan a un cuestionario breve (dale un toque dinámico para mantener el mismo tono que en el evento) para conocer su opinión sobre el valor de la reunión y hazles partícipes de la organización de la próxima reunión con sus sugerencias y opiniones.

Margarita Cogolludo Latorre

Socia Directora. Stoa Consultores.