Distribuir los recursos de una empresa

Las empresas hoy en día deben estar preparadas para contar con los recursos de calidad necesarios para ejecutar los proyectos. La velocidad a la que se desarrollan las cosas puede producir una gran cantidad de proyectos al mismo tiempo, que deben llevarse a cabo sin comprometer el valor del resultado final. Nos enfocamos en el talento.

Un entorno competitivo y ágil es una oportunidad para activar el equilibrio de la asignación de recursos. En general, para llegar a la mejor opción, se deben considerar una serie de aspectos.

El primero es la ocupación de esos recursos. Este es el concepto de “utilization”. Se refiere al tiempo que los empleados dedican al trabajo facturable y el tiempo que trabajan en proyectos de clientes, en relación con el tiempo dedicado a tareas administrativas dentro de la empresa. El saldo es bueno si más del 80 % de todo el tiempo dedicado se dedica a proyectos facturados con el cliente. Si más del 20% se centra en cuestiones internas, es algo de lo que preocuparse.

Las razones de una baja “utilization” suelen ser la falta de proyectos para ejecutar y una baja tasa de éxito de ventas. Ese es el desafío para que los gerentes aumenten la utilización sin recurrir a despidos. También es cierto que si hay un 90% o un 95% de dedicación al cliente, dado que hay muchos proyectos en curso, la tarea puede ser subcontratar a terceros para ejecutar un proyecto concreto.

Otro punto de equilibrar la asignación de recursos es mejorar la entrega a tiempo de los proyectos. Para reasignar recursos a nuevos proyectos, es importante reducir el tiempo tanto como sea posible. Por lo tanto, existe un método de ejecución claro y estandarizado que se puede aplicar estrictamente al espacio del proyecto. Tiene que haber cierta flexibilidad, es cierto, ya que los horarios de los clientes a menudo marcan el ritmo y crean retrasos. Pero lo importante es que el retraso nunca se activa en el proveedor.

Esta pregunta nos lleva a otra, igualmente importante: controlar la asignación de recursos. En otras palabras, es necesario contar con herramientas gráficas de alta visibilidad que ayuden a tener una idea clara de cómo se asignan los recursos. Esto es muy importante porque evita conflictos de ejecución. Es imposible que una persona esté ocupada al 150% en un proyecto al mismo tiempo debido a fallas en la asignación.

Finalmente, el proyecto debe tener una misión clara y un sistema de capacidades. Es importante entender las tareas que se deben aplicar en cada proyecto, y quién en la organización tiene la capacidad de aplicarlas. De esta forma, los recursos pueden activarse de manera óptima durante la ejecución: en cada cosa que hay que hacer, hay un experto que la ejecuta. Esto asegura la calidad y el tiempo de ejecución.

Las organizaciones no se pueden bloquear. Los recursos deben implementarse y activarse en proyectos facturables en los que los clientes dedican más del 80 % de su tiempo.

Artículo extraído de Cede